20.4.2018
YRITYKSEN EU GDPR- TIETOSUOJASELOSTE
HENKILÖTIETOLAKI(523/99) 10 § JA 24§
ASIAKASREKISTERI
Yhteydenotot koskien kysymyksiä tietoturvasta ja toimenpiteistä tietoturvavuodon tapahtuessa.
Tietoturvavastaava
Jennina Viikari
0505283669
- REKISTERINPITÄJÄ
- REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
- REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS
- REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
- REKISTERIN NIMI
- REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
- REKISTERIN TIETOLÄHTEET
- HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
- REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ
- REKISTERIN SUOJAAMINEN
- HENKILÖREKISTERIEN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS JA ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
- REKISTERÖIDYN INFORMOINTI
- REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS JA TIEDON KORJAUS JA LUOVUTTAMINEN
- SISÄISET REKISTERI TOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS
- SEURANNAN JÄRJESTÄMINEN , ONGELMISTA JA PUUTTEISTA ILMOITTAMINEN
- REKISTERINPITÄJÄ
Nimi:
Marine Team Oy
Puhelin:
010 322 6180
Osoite:
Lakimiehenkatu 3-5 Postinumero- ja toimipaikka
20780 Kaarina
Y-Tunnus 2724573-7
- REKISTERIN VASTUUHENKILÖ
Yrityksen tietosuojavastaavana toimii Jennina Viikari, joka vastaa siitä että rekisterin toiminnot suunnitellaan ja toteutetaan säännösten sekä annettujen yleisohjeiden mukaisesti.
- REKISTERIN KÄYTTÖTARKOISTUS
Yritys kerää, käsittelee ja ylläpitää asikasrekisterissä olevaa rekisteritietoa tarpeellisen ydinliiketoiminnan harjoittamiseen tarvittavien toimintojen ja täyttämisen vaadittavilta osin. Yleisimmin vaadittavat rekisteritiedot ovat yrityksen tai yksityisen henkilön yhteystiedot tarjousten, kauppasopimusten ja huoltotoimenpiteiden yhteydessä rekisteröidyn tavoittamiseksi, tiedottamista ja laskutusta varten.
Yritys kerää,käsittelee ja luovuttaa rekisteritietoa asiakashankintaan tähtäävillä myynti- ja markkinoititoimenpiteillä.tiedottaminen
Rekisterin käyttötarkoitus on Marine Team Oy:n asiakasrekisterin ylläpitäminen sekä huoltopalvelun ja myynnin kehittämisen ja toteuttamisen seuranta ja tilastointi. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain sallimissa ja edellyttämissä rajoissa
Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi.
Marine Team Oy:llä on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämät tiedot sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan esim. postitustarroja suoramainoksiin.
Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä kirjallisesti asiakaspalveluun, sähköpostitse tai rekisterinhoitajalle.
Tietosuojaselosteessa ovat sekä rekisteriselosteen tiedot
- REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE
Yrityksen käsittelemät asiakastiedot hankintaan ja käsitellään yrityksen tarjoaman palvelun ylläpitämiseksi.
- REKISTERIN NIMI
Marine Team Oy:n asiakasrekisteri
- REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Työtehtävien, rekisteröinnin ja laskutuksen toteuttamista vaadittavien tietojen osalta tarpeellista ja lainmukaista henkilötietoa ovat yrityksen säilyttämänä
- Asiakkaan Nimi
- Postiosoite
- Postinumero
- Kaupunki
- Muu Laskutustieto
- Puhelinnumero
- Sähköposti
- Y-Tunnus
- REKISTERIN TIETOLÄHTEET
Asiakasrekisteriin saapuvat rekisteritiedot ovat lähtöisin rekisteröidyltä ja rekisteröidyn suostumuksella. Yritys tallentaa vain relevantin tiedon yrityksen asiakasrekisteriin. Asiakasrekisterin tietojen muuttaminen ja päivitys tapahtuu rekisteröidyn ilmoituksesta rekisterin ylläpitäjän toimesta. Rekisteritiedot saapuvat yritykselle asiakaskontaktin kautta.
- HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET
Kirjanpidolliset tiedot luovutetaan manuaalisesti kirjanpitotoimistolle
Nimi
postiosoite
postinumero
Kaupunki
Puhelinnumero
Sähköposti
Y-tunnus
Asiakastietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn puolesta;
Päämiesten takuurekisteriin.
Nimi
postiosoite
postinumero
Kaupunki
Puhelinnumero
Sähköposti
Y-tunnus
Säännönmukainen luovuttaminen (pl. viranomaiskyselyt)
Rekisteritiedon säilytys tapahtuu asianmukaisesti suojatulla palvelimella.
- REKISTERIEN SISÄINEN KÄYTTÖ
Yrityksen työntekijät on ohjeistettu ja prosessit on suunniteltu tietosuoja vuotojen välttämiseksi, sekä rekisterin hallinnoinnin helpottamiseksi. Yrityksessä kannustetaan työntekijöitä seuraamaan, arvioimaan parantamaan ja ilmoittamaan omalla toiminnallaan yrityksen tietosuojaa ja –turvaa. Rekisterin käytössä pyritään vähentämään duplikaattien muodostumista ja rekisteri tietojen hallittua väliaikaista säilyttämistä. Yritys säilyttää asiakasrekisteriä pääasiallisesti sähköisesti yhdessä järjestelmässä.
- REKISTERIN SUOJAAMINEN
Laitteet ja ohjelmisto vaativat kirjautumistunnukset ja salasanat. Laitteet on suojattu virustorjunnoin. Päätelaitteita suojataan päivittämällä käyttöjärjestelmä ja ohjelmisto säännöllisesti. Rekisterin duplikaatit poistetaan käsittelyn jälkeen.
Yrityksen henkilöstö on koulutettu ja rekisteritietojen käsittelystä ja tietoturvallisista käytännöistä. Työntekijät tuntevat yrityksen tietoturvapolitiikan ja ovat sitoutuneet yrityksen tietosuojakäytäntöihin. työntekijät ovat allekirjoittaneet salassapitosopimuksen, joka kattaa asiakasrekisterit ja muut siihen liittyvät tiedot. Kaikkea asiakastietoa käsitellään yrityksen toimesta luottamuksellisena ja salassapitosopimuksen alaisena tietona.
- HENKILÖSTÖREKISTERIEN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS JA ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN
Asiakasrekisteri on pakollinen työkalu asiakasyhteistyön ylläpitoon, huoltopalveluiden ylläpitoon, palveluiden kehittämiseen, laskutukseen ja päämiesyritysten pyytämien työtehtävien suorittamiseen. Rekisteritieto säilytetään pääasiallisesti arkistoituna ja sähköisesti, eikä niitä poisteta kuin rekisteröidyn pyynnöstä, jotta tuotteen elinkaari tiedot on saavutettavissa tarvittaessa.
Tarvittavat kirjanpidolliset ja sopimustekniset tiedot säilytetään manuaalisesti.
Päivittäistoiminnassa syntyvä paperillinen asiakasrekisteri ja siihen liittyvä henkilödokumentaatio tuhotaan tietoturvallisesti kun tieto on viety sähköiseen järjestelmään. Rekisteritietoa päivitetään säännöllisesti ja tarpeettomat tiedot poistetaan.
- REKISTERÖIDYN INFORMAATIO
Mikäli henkilötietoja koskeva tietosuojavuoto tapahtuu, yritys on yhteydessä asiakkaaseen parhaaksi katsomalla tavalla. Yksittäisissä tapauksissa asianomainen tavoitetaan ensisijaisesti sähköpostilla tai puhelimitse.
- REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS , TIEDON KORJAUS JA LUOVUTTAMINEN
Asiakkaalla ja asianomaisella on oikeus asiakasrekisterin tietojen tarkastamista, poistamista tai korjaamista koskevissa asioissa olla yhteydessä postitse tai asioimalla toimipisteessä. Tietosuojaseloste on luettavissa yrityksen toimipisteessä ja pyynnöstä toimitettavissa sähköisesti.
Postitse
Postitse tapahtuva yhteydenotto tulee sisältää vähintään:
- Asianomaisen nimi
- postiosoite
- postinumero
- kaupunki
- asiointitiedot
- allekirjoitus
- nimenselvennys
- allekirjoituspäivä
- allekirjoitusaika
Kirjallinen pyyntö on toimitettava postin kuljetettavaksi suljetussa kirjekuoressa ao. mukaisin merkinnöin.
Venetalo Viherkoski- MarineTeam Oy/ Tietosuojavaltuutettu
Lakimiehenkatu 3-5
20780 Kaarina
Toimipisteessä
Asioidessaan yrityksen toimipisteessä, on asianomaisen sovittava ennalta tapaaminen tietosuojavaltuuten kanssa valitsemallaan yhteydenottotavalla.
Tapaamisella asianomaisella on oikeus pyytää tietojaan, korjata niitä tai poistaa ne.
Tarkastus
Yhteystietojen päivitystapauksessa yritys voi puhelimitse vahvistaa tiettyjen yleisten asiakastietojen sisältöä mm. silloin kun asianomainen soittaa päivittääkseen yrityksen halussa olevia tietoja.
- SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS
Yrityksen työntekijöitä on ohjeistettu tietoturvallisesta toiminnasta, tietosuojavuodoista, yrityksen toimintatavoista ja rekisterin käytöstä. Yritys on järjestänyt jokaiselle työntekijälle tietoturvakoulutuksen ja yrityksen tietoturvaohjeistus löytyy toimipisteestä.
- SEURANNAN JÄRJESTÄMINEN, ONGELMISTA JA PUUTTEISTA ILMOITTAMINEN
Yrityksen vastuuhenkilö pitää huolen, että seuranta pysyy säännöllisenä ja asiakasrekisteritoimintojen kuvausdokumentti päivitetään ja rekisteriä ylläpidetään vaaditulla tavalla.
Rekisterin käyttäjät seuraavat omalla toiminnallaan rekisterin ylläpitoa ja oikeanlaista toimintatapaa ja mahdollisista riskeistä ja uhista ilmoitetaan rekisteristä vastaavalle kirjallisesti sähköpostilla ja kiireellisissä asioissa nopeimmalla